ผู้เขียน: อะซะดะ ซุงุรุ

ผู้แปล: ภานุพันธ์ ปัญญาใจ

สนพ. วีเลิร์น

          อันที่จริงเราไม่ชอบอ่านหนังสือแนว How to เท่าไร มันน่าเบื่ออะ มีแต่เทคนิคและคำแนะนำนั่นนี่เยอะแยะที่ต้องทำความเข้าใจ แถมถ้าจะให้เกิดประโยชน์ได้จริง เราก็ต้องนำมันมาปรับใช้ด้วย ซึ่งคนขี้เกียจอย่างเรามีหรือจะสนใจ แต่ที่ต้องมาอ่านเล่มนี้ก็เพราะมีเหตุว่าบอสใหญ่เอาให้บอสจูเนียร์อ่าน บอสจูเนียร์ก็มาส่งให้น้อง ๆ ในทีมอ่านต่อ และด้วยความที่เขามองว่าเราอ่านเร็วสุด เราจึงอยู่ในลำดับแรก ๆ ที่ถูกมอบหมายให้อ่าน แต่แหม ท่านพี่เขาก็มองเราผิดไปนิด อ่านเร็วอยู่บ้างก็จริง แต่พวกที่อ่านนั่นน่ะมันนิยาย ไม่ก็หนังสืออ่านเล่นเน้นความบันเทิง หนังสือมีสาระแบบนี้ สปึดจะช้ายิ่งกว่าหอยทากคลานเสียอีก =,.="

          หนังสือเล่มนี้ชื่อยาวมากยิ่งกว่าขบวนรถไฟฟ้าที่เสียบ๊อยบ่อย แต่จำนวนหน้าไม่หนามาก ถ้าตั้งใจอ่านจริง ๆ วันเดียวก็จบแหละ เทคนิคสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียวที่ฉันเรียนรู้มาจากโตโยต้า (กว่าจะพูดชื่อเรื่องจบนี่มีหอบละ 55) ยาวแบบนี้ก็สื่อเนื้อหาทั้งเล่มได้ครบเลยล่ะ ผู้เขียนเคยทำงานกับโตโยต้า บริษัทอุตสาหกรรมรถยนต์รายใหญ่ รายยักษ์ของญี่ปุ่นนั่นแล และได้คิดค้นเทคนิคการสรุปงานที่เรียนรู้มาจากประสบการณ์การทำงานที่นี่ลงในกระดาษแผ่นเดียวจนทำให้ตัวเขาเองประสบความสำเร็จไม่น้อยขึ้นมา แล้วก็นำมาเผยแพร่ในการฝึกอบรมให้แก่พนักงานตามบริษัทต่าง ๆ กระทั่งมีคนมาชักชวนให้เขียนรวมเล่มจนกลายเป็นหนังสือเล่มนี้

          เทคนิคนี้เริ่มมีใช้ในโตโยต้าในช่วงประมาณกลาง ๆ ยุค 60 - 70 ซึ่งในช่วงนั้นเป็นช่วงที่เศรษฐกิจและวงการรถยนต์ในญี่ปุ่นต้องเจอกับกระแสการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ และเพื่อทำความเข้าใจและหาวิธีแก้ไขปัญหา บริษัทก็มอบหมายให้พนักงานไปค้นคว้าหาข้อมูลกันมา แต่แทนที่จะระดมคนให้รวมหัวกันอยู่ที่เรื่อง ๆ เดียว องค์กรกลับให้แบ่งให้แยกย้ายกันหา ต่างคนต่างศึกษาแล้วนำมาถ่ายทอดให้คนอื่น ๆ ฟัง ทีนี้ก็ประหยัดเวลา แถมพนักงานคนอื่นก็จะได้เรียนรู้เรื่องต่าง ๆ จากข้อมูลเหล่านั้นได้ด้วย (หน้า 61 - 62) เจ๋งปะ นอกจากจะได้ข้อมูล แนวทางแก้ปัญหา ยังประหยัดทรัพยากรเวลาและบุคคลในการกระจายความรู้ให้ทั่วถึงอีกต่างหาก

          เนื้อหาในเล่มประกอบด้วย บทนำ เกริ่นถึงเหตุผลที่ต้องสรุปทุกอย่างลงในกระดาษแผ่นเดียว ผู้เขียนก็จะเล่าเรื่องราวของตัวเองให้เราฟัง จุดเริ่มต้นที่เขามองเห็นคุณค่าของไอ้เจ้ากระดาษแผ่นเดียวที่นำโอกาสใหญ่มาให้เขา ซึ่งตรงนี้แน่นอนว่าเป็นช่วงโม้หน่อย ๆ เผยเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ เพื่อดึงดูดความสนใจเราต่อความสำเร็จของเขา ต่อมาก็จะเป็นบทที่ 1 ทำไมโตโยต้าถึงเป็นที่หนึ่ง อันนี้ก็เล่าถึงการทำงานในองค์กร ประกอบกับเพิ่มรายละเอียดขั้นตอนมากขึ้น มีตัวอย่างรูปแบบการนำเสนอให้ดูเพื่อให้เราเข้าใจมากขึ้น

          ถัดมาในบทที่ 2 จะเริ่มลงลึกในขั้นตอนพื้นฐานในการจัดทำเจ้ากระดาษแผ่นเดียวที่ว่านี้ ซึ่งเท่าที่ดูก็ไม่ได้ยากอะไร ออกจะเป็นเรื่องพื้นฐานที่หลาย ๆ คนน่าจะรู้กันอยู่แล้ว เพียงแต่อาจจะมองข้ามความเรียบง่ายเหล่านี้ไป หรือนึกไม่ถึงว่าแค่ขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้ก็จะทำให้เนื้องานออกมาน่าสนใจได้ไม่ยาก 3 ขั้นตอนพื้นฐานที่ว่าก็คือ การเรียบเรียง สรุป และถ่ายทอดข้อมูลให้ออกมาเป็นระเบียบแบบแผนซึ่งเป็นเทคนิคส่วนตัวของผู้เขียน อุปกรณ์ที่ใช้ก็มีแค่ กระดาษแบบไม่มีเส้น (A3 น่าจะเหมาะสุด รองลงมาก็น่าจะ A4 หรืออาจจะแล้วแต่ความถนัดของแต่ละคนกับขนาดข้อมูล) ปากกา 3 สี เขียวไว้ใช้ตีเส้นตารางที่ผู้เขียนเรียกว่าเอ็กซ์เซล 1 น้ำเงินสำหรับการเรียบเรียง และสีแดงสำหรับส่วนสรุป

          เมื่อเรียนรู้ขั้นพื้นฐานแล้ว ต่อไปก็จะเข้าสู่บทที่ 3 คือการนำไปประยุกต์ใช้ หรือน่าจะเรียกได้ว่าเป็นขั้น advance ละ ตรงนี้จะเริ่มลดการอธิบายขั้นตอน หันมาแนะนำวิธีการคิดกับการนำไปปรับใช้เพิ่มเติม และการตั้งคำถามเพื่อช่วยนำทาง

          อ่านจบแล้วก็จับเคล็ดลับหลัก ๆ ได้ประมาณว่า เทคนิคสำคัญอยู่ที่ 3 ขั้นตอนพื้นฐาน คือเรียบเรียง สรุป และถ่ายทอดออกมา ซึ่งในระยะแรก ๆ อาจจะไม่ง่ายอย่างที่คิด เพราะเราอาจจะยังไม่ชินกับวิธีการคิดและใช้เทคนิคนี้ ผู้เขียนแนะนำว่าการเขียนลงบนกระดาษในช่วงแรกจะดีกว่า การพิมพ์ลงในคอมพิวเตอร์ "ในเวลาที่มองหน้าจอคอมพิวเตอร์กับกระดาษ สมองจะทำงานต่างกัน" (หน้า 115) การเขียนจะช่วยแจกแจงสิ่งที่เราคิดอยู่ในสมองออกมา ช่วยให้เราจัดลำดับความสำคัญ และตัดสิ่งไม่จำเป็นออกไปได้ง่าย ซึ่งตรงนี้เราเห็นด้วย เพราะเวลาจดลงกระดาษเราจะจำข้อมูลได้มากกว่าพิมพ์ลงโน้ตในมือถือ หรือในคอมอะ อาจจะเพราะตอนเขียนข้อมูลมันไหลเข้าสมองส่วนความจำไปด้วยล่ะมั้ง ฮาา อ้อ การเรียบเรียง และสรุปนี่ต้องไม่ใช้เวลามากเกินไปนะ ผู้เขียนแนะนำให้จับเวลา 3 - 5 นาทีต่อแผ่น สามารถทำได้หลายรอบ ไม่จำเป็นว่าจะต้องได้แผ่นที่สมบูรณ์ตั้งแต่รอบแรก

          สำหรับการเรียบเรียง และสรุป สิ่งสำคัญที่เราควรคำนึงถึงอีกอย่างคือ "ใคร" คือคนที่จะอ่านกระดาษแผ่นนี้ของเรา และเราอยากให้เขามีปฏิกิริยาอย่างไรต่อข้อมูลพวกนั้น เนื่องจากกระดาษแผ่นนี้จะต้องทำให้มองปราดเดียวก็มอง "เห็น" ภาพรวมของเนื้อหาทั้งหมด สามารถเข้าใจได้ทันทีเมื่อ "เห็น" ไม่ใช่ต้องให้อ่านเสียก่อน "ไม่ใช่อ่านแล้วเข้าใจ แต่เป็น 'กระดาษ 1 แผ่น' ที่เห็นแล้วเข้าใจ" (หน้า 115) ข้อมูลที่ใส่ลงไปก็ควรเป็นคำตอบที่ฝ่ายนั้นอยากรู้มากที่สุด ทั้งนี้ก็เพราะ จุดประสงค์ของการทำเจ้ากระดาษนี่คือ การประหยัดเวลา ดังนั้น ยิ่งอีกฝ่ายเข้าใจเร็วเท่าไร การตัดสินใจ การดำเนินงาน หรือการประชุมนั้นก็จะลุล่วงไปอย่างรวดเร็วด้วย แบบนี้ทำให้การทำงานมี "ประสิทธิภาพ"

          ทีนี้ การจะทำให้เอกสารนั้นเพียงแค่ "เห็น" ก็สามารถจับใจความได้ในเวลาสั้น ๆ นั้นต้องทำอย่างไรล่ะ? เคล็ดลับก็อยู่ที่การจัดหน้ากระดาษ ลองนึกถึงการทำ presentation ใน MS Powerpoint ใช้เคล็ดลับคล้าย ๆ กันเลยนั่นแหละ คือไม่ใช่จับทุกอย่างยัดลงไปแล้วอ่านตาม แต่ต้องจัดระเบียบข้อมูลให้มองแล้วน่าสนใจ เข้าใจง่าย ไม่รก เทคนิคที่ผู้เขียนนำมาใช้กับกระดาษแผ่นเดียวก็คือ การใส่ "กรอบ" กับ "หัวข้อ" และเพิ่ม "ที่ว่าง" ง่าย ๆ แค่นี้เลย กรอบจะช่วยทำให้ดูเป็นสัดเป็นส่วน หัวข้อจะทำให้เห็นว่าประเด็นหลัก ๆ คืออะไร และที่ว่างคือในส่วนที่จะดึงความสนใจของผู้ฟัง อาจจะให้กรอกแนวทางแก้ไข หรือคำเสนอแนะ เมื่อจบการประชุม เราก็นำข้อมูลพวกนั้นมารวบรวมและใช้งานได้ทันที แถมยังใช้เป็นรายงานการประชุม (Minutes of Meeting) ได้อีกด้วย

         หัวข้อหลัก ๆ ที่ควรมี (หน้า 50 และ 69)

          นอกนั้น ก็มีเทคนิคเล็ก ๆ น้อย ๆ ที่เรานึกไม่ถึงว่ามันจะช่วยให้การอธิบาย หรือนำเสนองานน่าสนใจขึ้นมาได้ อย่างการใช้นิ้วชี้ตามการอธิบายของเราไปด้วย นี่ก็เป็นการดึงความสนใจของผู้ฟังให้จดจ่ออยู่กับสิ่งที่เรากำลังพูด เขาจะได้ไม่ออกนอกเรื่อง ฯลฯ โดยรวมแล้วเราว่าเทคนิคเขาน่าสนใจดี โดยเฉพาะหัวข้อการจัดลำดับความสำคัญของงาน (Priority) ในหน้า 162 - 168 เรื่องนี้เคยเป็นประเด็นตอนประชุมแผนกเมื่อนานมาแล้ว มีคำถามว่า เราจะจัดลำดับงานอย่างไร ว่างานไหนควรทำก่อนทำหลัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทุกงานที่เข้ามาล้วนมีคำว่า "ด่วน" เหมือนกันหมด เป็นคำถามที่น่าสนใจมาก และเชื่อว่าแต่ละคนก็มีวิธีจัดการไม่เหมือนกัน ช่วงนี้เราเองก็เริ่มเจอปัญหานี้ คือทำงานไม่ทัน เพราะมี request เข้ามาหลายทางมากในแต่ละวัน ถ้าไม่บริหารจัดการให้ดี ก็เละเทะ แถมเครียดอีกต่างหาก จากนี้ก็ว่าจะเริ่มลองนำเคล็ดลับของคุณอะซะดะ ซุงุรุไปลองปรับใช้ดูบ้าง เผื่อจะช่วยได้

          แต่ว่าในส่วนของสไตล์การเขียน อย่างที่บอกตอนต้นว่าเราไม่ชอบอ่านแนวนี้ เพราะงั้นบอกเลยว่าไม่สนุก น่าสนใจก็จริงแต่อ่านแล้วไม่เพลิดเพลิน แถมเขียนวนไปวนมา เน้นย้ำเรื่องกระดาษแผ่นเดียวอยู่นั่นแล้ว บางตอนก็ดูไม่จำเป็นต้องใส่ลงมาก็ได้ อยากให้เข้าเรื่องเสียที เพราะเทคนิคก็ไม่ได้มีอะไรซับซ้อนมาก แต่ถ้าใครอยากได้แนวทางในการทำงานให้เร็วขึ้น หรือมีปัญหาในการนำเสนองาน อยากลดเวลาในการประชุมเพื่อไปทำอย่างอื่นได้มากขึ้น ก็คิดว่าหนังสือเล่มนี้น่าจะช่วยไกด์ให้ได้ในระดับหนึ่ง ที่เราสรุปมาเขียนในบล็อกนี่อาจจะยังไม่ครอบคลุมทั้งหมดดีนัก ถ้าอยากรู้เพิ่มเติมแบบมีภาพประกอบก็ลองหาหนังสือมาอ่านกันดู สนนราคาก็ 175 บาทถ้วน

          สิ่งสำคัญคือการอ่านหนังสือ How to ไม่ได้แปลว่าเราต้องทำตามเขาทุกอย่าง ขึ้นอยู่กับลักษณะงาน สไตล์และประสบการณ์ของแต่ละคน หรือปัจจัยอื่น ๆ แต่เราอ่านเพื่อศึกษาเคล็ดลับในการประสบความสำเร็จของเขา แนวคิด เพื่อนำมาปรับใช้ให้เข้ากับตัวเรา และแน่นอนว่าต้องลงมือปฏิบัติจริงเพื่อให้เกิดประโยชน์อย่างสูงสุด