เพราะเทคโนโลยีสมัยใหม่มีการเติบโตอย่างก้าวกระโดด จนกลายมาเป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจ หลากหลายองค์กรได้นำเทคโนโลยีมาเป็นตัวช่วยในการพัฒนา และแก้ไขปัญหาด้านการวางแผนการทำงานภายในองค์กร อีกทั้งยังนำเทคโนโลยีมาช่วยลดเวลาและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานอีกด้วย 

แต่ก็ยังมีองค์กรอีกไม่น้อยที่ยังไม่พร้อมปรับตัวให้เข้ากับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลง ซึ่งแน่นอนว่าหากวันนี้คุณไม่พร้อมที่จะเรียนรู้  เปิดรับสิ่งใหม่ๆ นำเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ในการทำงาน วันหนึ่งปัญหาเหล่านี้อาจจะเกิดกับองค์กรคุณก็เป็นได้

ปัญหาที่มักจะเกิดในองค์กร ที่ไม่ปรับตัวเข้าหาเทคโนโลยี

• ปัญหาความล่าช้าในการดำเนินงาน

ประสิทธิภาพการทำงานที่ล่าช้า อาจทำให้คุณพลาดโอกาสทางธุรกิจหลายๆอย่างไป แน่นอนว่าเมื่อองค์กรของคุณเติบโตขึ้นการทำงานแบบไร้เทคโนโลยีจะทำให้คุณต้องใช้เวลาในการดำเนินงานมากขึ้น ซึ่งการใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารจะทำให้การทำงานขององค์กรคุณมีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

• ปัญหาการสื่อสารภายในองค์กร

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการบริหารข้อมูลที่ไม่ทันสมัย และ ไม่มีความถูกต้องแม่นยำ ทำให้เป็นปัญหาการดำเนินการหลายอย่างในองค์กร การที่พบเจอปัญหาข้อมูลไม่อัปเดต ตัวเลขสต็อกไม่มีการคีย์มาหลายวัน ข้อมูลเชื่อถือไม่ได้ ล่าช้าไม่ทันต่อความต้องการของผู้ใช้ ทำให้เกิดความซ้ำซ้อนในกระบวนการทำงานที่ยังมีการคาบเกี่ยวกัน ส่งผลกระทบไปถึงความไม่แม่นยำในการวิเคราะห์และตัดสินใจต่อการดำเนินงานในองค์กร

• ปัญหาประสิทธิผลในการทำงาน

การทำงานที่ไม่บรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ การทุ่มเทเวลามากแต่ผลลัพธ์ที่ได้ กลับไม่คุ้มค่าอย่างที่ตั้งใจ สิ่งเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงประสิทธิภาพการทำงาน และส่งผลกระทบต่อองค์กรในด้านอื่นๆอีกมากมาย ซึ่งในข้อนี้คุณสามารถแก้ไขได้ด้วยการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยวิเคราะห์ ช่วยลดต้นทุน ลดปัญหาความผิดพลาดในการทำงานได้

• ปัญหาการควบคุมการผลิตในการทำธุรกิจ 

ปัญหาในการควบคุมการผลิต ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของต้นทุนการผลิต จำนวนในการผลิต คุณภาพของสินค้าหรือบริการที่ผลิตออกมา ล้วนแต่เป็นขั้นตอนที่ทำให้ทุกองค์กรปวดหัว ซึ่งการวางแผนการผลิตที่ชัดเจนและตรวจสอบได้ จะช่วยให้การดำเนินงานของภาคการผลิตเป็นไปตามแผนที่วางไว้ การทำรายงานผลการผลิต การกำหนดเวลาเสร็จสิ้นให้แน่ชัด และเอาผลการดำเนินงานมาอัปเดตในระบบจะช่วยให้ทุกฝ่ายได้ทราบอย่างทั่วกัน เพราะทุกคนในองค์กรควรทราบว่าสินค้าหรือบริการที่มีอยู่ มีสถานะคงเหลือเท่าไหร่ มีส่วนเกินเท่าไหร่ รวมถึงผลผลิตต่อชั่วโมงการผลิต ใช้ค่าแรงไปเท่าไหร่ เพื่อให้ทราบถึงต้นทุน ข้อมูลการผลิตที่แน่ชัดและนำไปใช้ประโยชน์กับองค์กรในภายภาคหน้าได้

• ปัญหาการคำนวณความคุ้มค่าในการลงทุนล่าช้า ไม่แม่นยำ

เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลของภาคการผลิตภายใน องค์กรต้องรู้สัดส่วนกำไรขาดทุนที่แน่ชัดและถูกต้อง โดยพื้นฐานต้องปิดบัญชีจาก Actual Cost ณ ตอนที่เสร็จสิ้นงาน หากองค์กรเลือกใช้ระบบซอฟต์แวร์ที่สามารถคำนวณต้นทุนการผลิตแบบ Standard Cost จะทำให้ทราบถึงปัญหาและสามารถจัดการแก้ไขได้อย่างทันท่วงที ซึ่งโปรแกรมช่วยบันทึกบัญชี หรือ Excel ไม่สามารถทำได้ ต้องหาโปรแกรมที่มีความละเอียดมากกว่านี้

การนำระบบซอฟต์แวร์มาใช้ในองค์กร นอกจากจะช่วยในการรวบรวมต้นทุนการผลิตแล้ว ภายใต้ระบบบัญชีที่มีความละเอียดนี้ ยังช่วยคำนวณ Work Order ที่ยังผลิตไม่เสร็จ เก็บข้อมูลการเบิกจ่ายวัตถุดิบ การคำนวณค่าแรง มีรายงาน Work in Process ที่ช่วยเก็บข้อมูลเพื่อใช้ในการวางแผนและเปรียบเทียบการดำเนินงานอีกด้วย ดังนั้นระบบ ERP จึงเหมาะสำหรับผู้ประกอบการหน้าใหม่ Startup และ SME เป็นอย่างมากเพราะจะช่วยคิดคำนวณต้นทุนได้อย่างครบถ้วน 

• ปัญหาความปลอดภัยของข้อมูล

เพียงโปรแกรม Excel คงไม่พอ ต้องพึ่ง Database Management System ที่มีการสำรองข้อมูล และการกู้ข้อมูลให้ปลอดภัยมากขึ้น การเก็บข้อมูลผ่านระบบ ERP จะแตกต่างจากการเก็บข้อมูลแบบกระดาษ เพราะ ERP มีระบบ Cloud อำนวยความสะดวก เรียกใช้ข้อมูลเมื่อไหร่ก็ได้ มีระบบความปลอดภัยของข้อมูล รวมไปถึงไม่ต้องเป็นห่วงเรื่องไวรัสที่จะทำให้ข้อมูลเสียหาย

ทำไมองค์กรต้องใช้ระบบ ERP

องค์กรธุรกิจในปัจจุบัน ควรนำเทคโนโลยีมาช่วยในการทำงาน เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ข้อมูลที่อัปเดตตลอดเวลา หรือข้อมูลที่หลากหลาย เพื่อเตรียมการกับ Big Data ในอนาคต ทั้งนี้ยิ่งธุรกิจมีการผลิตที่มากขึ้น ข้อมูลในฐานมีจำนวนมากจำเป็นต้องใช้การวิเคราะห์มากขึ้น ถ้าใช้ระบบเดิมๆ อาจจะหาข้อมูลไม่เจอ บางครั้งเวลาเปิดโหลดนาน ไฟล์เสียหรือไฟล์หาย ทำให้สูญเสียข้อมูลที่ทำมา 5-10 ปี ก็มีเช่นกัน

ดังนั้นถ้าเรามี ฐานข้อมูล Big Data ที่มีประสิทธิภาพ ทำงานแบบ Real Time การเอาข้อมูลไปต่อยอด หรือ Data Analysis ไปใช้ประโยชน์เชิงธุรกิจจึงมีประสิทธิภาพมากกกว่าใช้ระบบ Excel หรือ ระบบ Manual เพราะโปรแกรมเหล่านี้ไม่ได้ช่วยเก็บฐานข้อมูลได้อย่างแม่นยำ เมื่อเทียบกับโปรแกรม ERP หรือ DBMS ระบบจัดการฐานข้อมูลที่มีความสามารถเฉพาะ ทำให้สามารถดึงข้อมูลในระบบมาวิเคราะห์ได้ ลดปัญหาข้อผิดพลาดในการทำงาน ตอบโจทย์ทั้งการวางแผนของทรัพยากร ด้านบุคลากร เครื่องจักร วัตถุดิบ ขั้นตอนการดำเนินงาน รวมไปถึงการคำนวณค่าใช้จ่ายอย่างละเอียด

ในช่วงปีที่ผ่านมา หลายองค์กรเริ่มมองหาตัวช่วยที่เป็นระบบ AI โปรแกรมคอมพิวเตอร์ ซอฟต์แวร์ต่างๆ ซึ่ง 1 ในนั้นก็คือ Microsoft Dynamics 365 Business Central หรือเป็นที่รู้จักกันว่าเป็นระบบที่พัฒนามาจาก Microsoft Dynamics NAV เป็นซอฟต์แวร์ ERP หรือ Enterprise Resource Planning ของ Microsoft ที่ออกแบบมาเพื่อวางแผนทรัพยากรให้กับองค์กร ใช้งานง่าย รองรับการเติบโตของธุรกิจ Starup ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง (SME)‎ นอกจากนี้ Microsoft Dynamic Nav ช่วยลดการทำงานของ User ในองค์กรได้อย่างประสิทธิภาพ ตั้งแต่ระบบซื้อขายสินค้า ระบบสต็อก การเปิดบิลขาย การรับชำระลูกหนี้ รวมไปถึง ระบบ E-commerce Marketplace และอื่นๆอีกมากมาย เพื่อการทำงานขององค์กรมีประสิทธิภาพในระยะยาว