รูปที่ 4.2 Balancing Loop with Systems Analysis

            ดังนั้นหลักสำคัญที่จะบรรลุสิ่งที่ต้องการ (Target) ในวงจรนี้ เราจะต้องทำการวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis) โดยเริ่มต้นจะต้องเข้าใจลักษณะอาการของปัญหาก่อนว่าเป็นอย่างไร ?เพื่อที่จะได้เลือกเครื่องมือในการวิเคราะห์ปัญหาที่เหมาะสม

            ประเภทของปัญหาหากเราจำแนกตามลักษณะอาการของปัญหา จะพบได้อยู่ 2 ลักษณะ

1.       ปัญหาที่มีลักษณะอาการแบบเรื้อรัง (Chronic Problem)

ปัญหาแบบ Chronic Problem จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องใช้กระบวนการวิเคราะห์ปัญหาโดยที่ต้องเก็บข้อมูลในรายละเอียดของกระบวนการมาทำการวิเคราะห์เพื่อหาสาเหตุต่าง ๆโดยกระบวนการวิเคราะห์ที่นิยมใช้ ได้แก่

a)       LeanSix Sigma (D-M-A-I-C)

b)       7 Steps of QC Story and 7 QC Tools

c)       8 Disciplines of Problem Solving           

2.       ปัญหาที่มีลักษณะอาการแบบครั้งคราว (Sporadic Problem)

ปัญหาแบบ Sporadic Problem มีลักษณะปัญหาที่เกิดจากสาเหตุที่เรียกว่า Special Causes ซึ่งปรากฎขึ้นมาเฉพาะเหตุการณ์นั้น ๆ ซึ่งสามารถใช้กระบวนการวิเคราะห์หาสาเหตุรากเหง้าของปัญหา (Root Cause Analysis) ด้วยวิธีการตั้งคำถามทำไม-ทำไม (Why-Why)

            การใช้กระบวนการวิเคราะห์สาเหตุด้วยวิธีการต่างๆ ก็จะทำให้ได้มาตรการแก้ไขปัญหา (Corrective Action) เพื่อทำการปิดGap แก้ปัญหาให้หมดไป โดยเราจะเจาะลึกในแต่ละเครื่องมือในการวิเคราะห์ปัญหาในบทต่อๆ ไป